Ochrana osobních údajů
Informace o zpracování osobních údajů společností IXPERTA s.r.o.
1. Účel dokumentu
Účelem tohoto dokumentu je poskytnout Vám, zákazníkům společnosti IXPERTA s.r.o, se sídlem Lihovarská 1060/12, 190 00 Praha 9 – Libeň, vedená u Městského soudu v Praze, oddíl C vložka 117991 (dále jen „Správce“) a všem kteří mají s námi smluvní vztah, přehledné a srozumitelní informace především o:
- jaké osobní údaje shromažďujeme a k jakým účelům
- jakým způsobem osobní údaje zpracováváme a jak zajišťujeme jejich ochranu
- komu osobní údaje svých klientů předáváme,
- jaká jsou vaše práva ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným námi
2. Zpracování osobních údajů
Pro poskytování našich služeb a provoz našich webových stránek zpracováváme některé osobní údaje. Zpracování osobních údajů upravuje zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických sobo v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („GDPR“).
2.1. Zpracování osobních údajů v obchodním styku
V rámci obchodního styku a realizace obchodních zakázek zpracováváme pro přípravu a plnění smlouvy s Vámi (jste-li obchodním partnerem přímo Vy – fyzická osoba), resp. na základě oprávněného zájmu našeho a našich obchodních partnerů (jste-li kontaktní osobou našeho obchodního partnera) a z části i na základě našich zákonných povinností Vaše osobní údaje zejména při těchto činnostech:
- použití osobních údajů v rámci realizace zakázek a obchodního styku
- vzájemné informování o bankovním spojení a identifikačních údajích
- aktivity plynoucí ze smluvních vztahů například fakturace, uskutečňování bankovních převodů a další plnění smluvních povinností plynoucích ze smluvního vztahu
- uchovávání a archivování údajů dle zákonných požadavků
V rámci obchodního styku zpracováváme Vaše identifikační údaje (např. jméno, příjmení, tituly, název zaměstnavatele a pracovní pozici, DIČ u podnikajících fyzických osob), kontaktní údaje (např., adresy, telefonní, emailové a jiné spojení), údaje o společnosti a pracovním zařazení (např. společnost zaměstnavatele, pracovní pozice, oddělení, rozhodovací pravomoc), záznamy o Vaší komunikaci s námi (odeslané a přijaté emaily, časy telefonních hovorů, webkolaborace, příp. presence, doručená a odeslaná pošta).
Údaje uchováváme po dobu 5 let od jejich posledního využití, v případě účetních a daňových dokladů potom po dobu zákonem stanovených lhůt archivace.
Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo za účelem přijetí opatření na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy, případně písm. c) – zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje, případně písm. f) – zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.
2.2. Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu
Na základě našich oprávněných zájmů na ochranu našeho majetku, našich právních nároků a na neustálé hodnocení a zlepšování poskytovaných služeb zpracováváme Vaše osobní údaje pro:
- Záznam z kamerového systému (pokud nás navštívíte v našich kancelářích)
Obrazové záznamy bez zvuku uchováváme po dobu 7 dnů od jejich pořízení. Déle pouze v případě zachycení konkrétního přečinu jako důkazní materiál do doby jeho vyšetření příslušnými orgány.
Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce.
- Nahrávání telefonních hovorů (pokud nám zavoláte na náš helpdesk / dispečink)
Hlasové záznamy uchováváme po dobu 6 měsíců od jejich pořízení. Déle pouze v případě vzniku konkrétního sporu do doby jeho vyřešení.
Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů.
- Zpracování osobních údajů v případě použití kontaktního formuláře na webu (pokud poptáváte naše produkty a služby)
Budeme pracovat s vašimi kontaktními údaji, které nám sdělíte (jméno a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo). Pomocí těchto informací Vás budeme kontaktovat pro další domluvu ohledně našich produktů a služeb. Pokud nenavážeme další spolupráci, vaše data budeme zpracovávat nejdéle 2 roky od naší poslední komunikace.
Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – jednání o smlouvě, resp. provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost.
2.3. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem
Zpracování osobních údajů, které pro společnost IXPERTA s.r.o. nevyplývá z právních předpisů a ani není v jejím oprávněném zájmu, může být prováděno jen s Vašim souhlasem. Poskytnutí takového souhlasu je zcela na Vašem rozhodnutí. Jedná se o zpracování pro tyto účely:
- zasílání pozvánek na odborné semináře, školení a workshopy a zákaznické akce
- rozesílka marketingových materiálů (newslettery, prodejní materiály) včetně dárků zákazníkům
Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.
Pokud jste náš zákazník, umožňuje nám rozesílání newsletterů ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.
Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů pro uvedené marketingové účely můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu je možné například prostřednictvím e-mailu na nebo dopisu na adresu společnosti Lihovarská 1060/12, 190 00 Praha 9. Odvolání souhlasu se nevztahuje na Vaše údaje zpracovávané na základě jiných právních základů uvedených výše.
3. Zásady používání cookies
K personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií a analýze návštěvnosti využíváme soubory cookie. Informace o tom, jak náš web používáte, sdílíme se svými partnery pro sociální média, inzerci a analýzy. Partneři tyto údaje mohou zkombinovat s dalšími informacemi, které jste jim poskytli nebo které získali v důsledku toho, že používáte jejich služby.
3.1. Zásady používání cookies
Pracujeme pouze s cookies v anonymizované podobě. Nedokážeme z cookies zjistit, jak se konkrétní uživatel na našem webu choval (jaké stránky navštívil apod.). Používáme čtyři druhy cookies: nutné (funkční), preferenční, statistické a marketingové.
3.1.1. Nutné cookies
Nutné cookies pomáhají k tomu, aby byla webová stránka použitelná tak, že umožní základní funkce jako navigace stránky a přístup k zabezpečeným sekcím webové stránky. Webová stránka nemůže správně fungovat bez těchto cookies.
3.1.2. Preferenční cookies
Preferenční cookies umožňují, aby si webová stránka zapamatovala informace, které mění, jak se webová stránka chová nebo jak vypadá. Je to například preferovaný jazyk nebo region, kde se nacházíte.
3.1.3. Statistické cookies
Statistické cookies pomáhají majitelům webových stránek, aby porozuměli, jak návštěvníci používají webové stránky. Anonymně sbírají a sdělují informace.
3.1.4. Marketingové cookies
Marketingové cookies jsou používány pro sledování návštěvníků na webových stránkách. Záměrem je zobrazit reklamu, která je relevantní a zajímavá pro jednotlivého uživatele a tímto hodnotnější pro vydavatele a inzerenty třetích stran.
3.2. Můžete ovlivnit, které cookies budeme zpracovávat
V běžných internetových prohlížečích (např. Internet Explorer, Safari, Firefox, Chrome) se můžete vyhnout ukládání údajů o navštívených webech zapnutím funkce anonymního prohlížení. V nastavení prohlížeče také můžete nastavit možnosti ukládání cookies.
4. Způsob zpracování
Vaše osobní údaje jsou u nás důsledně chráněny. Zpracovávání Vašich osobních údajů provádíme manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají stálé a přísné fyzické, technické i procedurální kontrole. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci pracovních povinností, jsou vázány mlčenlivostí.
5. Zpřístupnění
Vaše údaje můžeme předat společnostem (poskytovatelům zpracovatelských softwarů, služeb a aplikací, dceřiným firmám, a to i těm, které v současné době ještě nevyužíváme), které nám pomáhají s našimi činnostmi, např. s komunikací s Vámi. Pokud využíváme společnosti mimo EHP (evropský hospodářský prostor), tak vždy pouze v zemích poskytujících odpovídající ochranu Vašich osobních údajů, nebo na základě odpovídajících záruk.
6. Vaše práva
Dle zákona o ochraně osobních údajů máte právo:
požadovat po nás informace, jaké vaše osobní údaje zpracováváme,
požadovat po nás vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů,
vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit
požadovat po nás výmaz těchto osobních údajů,
v případě zpracování na základě Vašeho souhlasu vzít svůj souhlas kdykoliv zpět,
v případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů obrátit se na nás nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů
Naši klíčoví partneři
Společně jsme naladěni na vlnu IXPERTA
